چرخه حیات سازمان در عارضه یابی

در تعریف سازمان آمده است که مجموعه هدفمند که پیرو یک نظام یا سیستم است و دارای مرزها و حدودی است که آنرا از محیط خود جدا می سازد. این مجموعه به قصد تحقق اهداف معین طراحی می شود. هرسازمان دارای اهداف و روش های متفاوتی جهت دسترسی به اهداف است و در چرخه عمر خود با چالشهای گوناگونی مواجهه است که سازمان را با ریسک های مختلفی روبرو می سازد که آنرا از کسب اهداف از پیش تعیین شده دور می سازد.

در چنین شرایطی، سازگاری با محیط از جمله الزاماتی است که مفهوم چابکی سازمانی را بیش از پیش مهم می نماید. رصد کردن اوضاع و احوال اقتصادی و سیاسی جامعه و دقت عمل در رخدادهای درون و برون سازمانی، نقش اساسی در ادامه حیات سازمان پیدا خواهند کرد. عارضه یابی سازمان که با تکنیک ها و مدل های مختلفی صورت می پذیرد، این امکان را فراهم می سازد که چالش های موجود شناسایی شود  و به مدیران کمک شوند تا بتوانند با بکارگیری راهکارهای مناسب و عملی، در جهت رفع آنها و بهبود مستمر فرآیندها و عملیات سازمان بکوشند. در این راستا، شناخت چرخه عمر یک سازمان به مدیران کمک میکند تا متناسب با  هر مرحله از چرخه، از روش بهینه عارضه یابی سازمان استفاده نمایند.

در این بررسی، همراستایی مباحث استخراج شده از بررسی مراحل عمر سازمان به جهت شناخت مسائلی که منجر به رشد یا افول سازمان می گردند با موضوع عارضه یابی که نتایج حاصل از آن نیز به شکلی به دنبال کشف علل رکود یا صعود بازده سازمان است، سعی شده است که با استفاده از شیوه تلفیقی، (Mix Method)، و با استفاده از متدلوژی عارضه یابی و بهره گیری از مدل مکنزی را بعنوان نمونه انتخاب نموده و در مقابل با استفاده از مدل چرخه عمر سازمان آدیزس، مجموعه ای حاصل شود که طرح زیر ساخت مدلی ترکیبی را برای استفاده از روش مناسب عارضه یابی در هر مرحله از عمر مفید سازمان حاصل نماید.

سازمان ها همچون موجود زنده در چرخه عمر خود، متولد می‌شوند، رشد می‌کنند، به بلوغ و شکوفایی میرسند و در نهایت رو به افول می‌روند. سوال اینجاست که چگونه می توان سازمان‌ را به بلوغ و شکوفائی رساند و وضع مطلوب را حفظ کرد؟

در مدل عارضه یابی مکنزی، 7عنصر در بررسی مسائل سازمانی موثرند بطوریکه هماهنگی بین این هفت عامل به عنوان صحت عملکرد و سازماندهی مناسب سازمان تلقی می گردد. این هفت عامل عبارتند از: ارزشهای مشترک (Shared Value) که شامل اعتقادات و آروزها و اهداف زیرمجموعه های مختلف سازمان است. استراتژی (Strategy) که استراتژی اهداف، منابع و مسیر درست برای رسیدن به هدف است. ساختار (Structure) که شیوه ای است که سازمان برای نظم دادن به افراد و کارها در پیش می‌گیرد تا بتواند از این طریق وظایف را به بهترین شکل انجام دهد و به اهدافش برسد. سیستم (System) مجموعه فرآیندهایی است که به وسیله آن، عملیات در سازمان انجام می پذیرد. نیروی انسانی (Staff) ، شامل کارکنان و فعالان در سازمان شیوه و سبک (Style) که اشاره به سبک های مدیریت و شیوه های اشاعه فرهنگ سازمانی دارد. مهارتها (Skills) که شامل مهارتهای کاربردی اشخاص و مهارت سازمان در نحوه برخورد با شرایط محیطی است.

درمقابل، مدل 10مرحله ای چرخه عمر سازمان آدیزس که یکی از مدلهای رایج  برای رشد و تغییر سازمان می باشدبه شرح توضیحات زیر است:

1-ایجاد (Courtship): در اولین دوره از حیات سازمان، موسسین درفکر محک زدن ایده ها و  بررسی برنامه ها هستند که امکان تحقق آنها در آینده وجود دارد. تولد زمانی محقق میشود که ایده ها قابلیت آزمایش و موفقیت داشته باشند. و در صورتی که ارزیابی کافی صورت نگیرد احتمال مرگ در تولد وجود خواهد داشت. سازمان در این مرحله به تعهد بیش از هرچیز دیگری نیاز دارد.

2- طفولیت (Infancy): در این مرحله عمل اهمیت بیشتری نسبت به تفکر پیدا میکند چون چون هرچه خطر پذیری سازمان بیشتر شود، مسئولیت برای کسب موفقیت نیز افزایش خواهد یافت. این دوره، به دوره مدیریت در سازمان معروف است و دو عامل وجود مالی و انگیزه پیشرفت به عنوان دو عامل جهت ادامه حیات سازمان مطرح است. بنیانگذاران براین باورند که به منظور تداوم و رشد سازمان، بایستی باتوسعه ایده های خود، سازمان را به کسب درآمد برسانند.

3-رشد سریع(Go-go): سازمان در این مرحله بر محور ساماندهی می شود و با کسب وجود مالی کافی، به بازار گرایش پیدا می کند. تفکر و اندیشه فروش در عملیات بازاریابی متحلی می گردد. سازمان در مقابل فرصت ها بدون برنامه ریزی مشخص واکنش نشان می دهد و در واقع محیط، سازمان را کنترل میکند. سازمان در مرحله رشد سریع نیاز به ساختار دهی و نظام مندی خواهد داشت.

4- بلوغ (Adolescence): در این مرحله از عمرمفید سازمان، شاهد تولد مجدد سازمان خواهیم بود. و این تغییر به دشواری انجام می شود. تعارض بین اعضاء قدیمی تر در مقابل افرادی که جدید به سازمان وارد میشوند، ناهماهنگی  در اجرا و بی ثباتی در اهداف سازمانی از مشخه های این دوره تلقی می گردد. از علل عمده وقوع این مشکلات می توان به جابجایی در اهداف، تغییر و تحول مدیران و تفویض اختیار اشاره کرد. سازمان در این مرحله لازم است از کار بیشتر به کار با اندیشه روی آورد.

5- تکاملPrime)): در این مرحله مأموریت و نقش افراد جهت دسترسی به اهداف مشخص میشود. رشد و توسعه سازمان بلحاظ وجود تمرکز و اهداف روشن به نقطه مطلوبی رسیده است. در حقیقت این مرحله نقطه بهینه حیات سازمان است و سازمان تلاش می کند در وضعیت تعادل باقی بماند. نهادگرا بودن، وجود سیستمهای منظم و خلاقیت از ویژگیهای این مرحله است و رسیدگی به نیازهای مشتریان با برنامه ریزی در سازمان بوجود می آید.

6- ثباتStability)): این دوره اولین دوره پیری در چرخه حیات سازمان است و در شرایطی است که سازمان به انتهای دوره رشد خود رسیده است. تاکید بیشتری به دستاوردهای گذشته نسبت به برنامه های آینده وجود دارد و این خود انتظار رشد در سازمان را کاهش می دهد. سامان در این دوره علیرغم  ثبات در بازار و وجود قابلیت های اداری و یکپارچگی، از فعالیت های کارآفرینی بهره نمی برد. سازمان در ابعاد منابع انسانی نیز دچار عوارضی می شود، مثلا ممکن است مدیران بصورت مولد و با انرژی فعالیت نکنند یا در برخی تصمیمات مانع پیشرفت امور گردند و میزان انعطاف پذیری آنان کاهش می یابد.

7- اشرافیت(Aristocracy): در این مرحله سازمان ثروتمندی را تجربه کرده و تشریفات رایج می شود. نوآوری کاهش می یابد و منابع مالی جهت کسب سود و تشکیلات صرف می گردد. مدیران قوانینی را اجرا می کنند که ریسک کمتری داشته باشد وتحرک چندانی را ایجاد نکند چون آرامش در مسیر را ترجیح می دهند. فضای سازمان به شکل کاملاً رسمی شکلی می گیرد و انعکاس نظرات به کندی صورت می پذیرد.

8- اتهام متقابل(Recrimination): سازمان در این مرحله، که به مرحله بروکراسی اولیه معروف است، علیرغم داشتن سیستمهای فراوان اما عملکرد اندکی دارد. از اینرو پیوستگی لازم را با محیط خارج ندارد و هیچ کنترل در آن دیده نمیشود. ارائه خدمات به مشتریان با پیچیدگی های بسیاری همراه است. کارکنان، به جای انجام وظایف محوله، تلاش دارند تا در سازمان دوام بیاورند و درگیری منافع درون سازمان رایج می‌شود. پرسش رایج این مرحله بجای اینکه چه باید کرد باشد؟ به چه کسی مقصر است تبدیل میشود. تعلیق در این مرحله رایج می شود و سازمان وارد مارپیچی رو به پایین می شود.

9- بروکراسی(Bureaucracy): در این مرحله از عمر مفید سازمان، بی نظمی و پراکندگی در سازمان حکمفرماست. سیستمهای پیچیده و دست و پاگیر امکان نوآوری و خلاقیت را سلب کرده است. سازمانهای بروکراتیک بر روندها و نظام ها و روزمرگی کارها متمرکز هستند. و کمتر بفکر ناکارآمدی بر اثر بزرگی سازمان می باشند. تنها راه سازمان در این مرحله وجود حمایتهای دولتی است. در غیر اینصورت باید منتظر مرگ سازمان باشند. گرچه اغلب در تلاش برای تجدید سازمان نابود می شوند اما طبیعتاً این اقدامات مرگ را به تعویض می اندازد زیر ادامه عمر سازمان مبتنی بر خواست مشتری نیست بلکه بیشتر براساس علایق سیاسی است.

10- مرگ(Death): این مرحله زمانی اتفاق می افتد که تمام فعالیتها خاتمه یافته است، منابع مالی به اتمام رسیده است و توان و انرژی برای زنده نگهداشتن سازمان وجود ندارد و سازمان برای همیشه خاموش می گردد.

اولین مرحله پیری در وضعیت ثبات اتفاق می افتد و بعید به نظر می رسد که سازمان تا قبل از آن با چالش جدی مواجه باشد گرچه تا قبل از رسیدن سازمان به مرحله ثبات نیز مراقبت ها و تدابیر پیشگیرانه ای لازم است اما از این مرحله به بعد است که شرایط نابسامان گریبانگیر مدیران شرکت می شود. براین اساس و باتوجه به توضیحات فوق، که طی آن به ابعاد مدل عارضه یابی سازمانی مکنزی و سپس به ابعاد مدل چرخه حیات سازمان آدیزس اشاره شده می توان گفت که برای حصول فرآیند مناسب جهت انتقال و یا جلوگیری از انتقال سازمان از یک مرحله به مرحله دیگر، نیاز به عملیات و فعالیتهایی است که بستگی زیادی به دوره حیاتی دارد که سازمان در آن قرار گرفته است. تشخیص نقطه آغازین بحران که در آن سازمان نیاز به عملیات جدی عارضه یابی خواهد داشت در حقیقت با پیدایش روند نزولی سازمان ارتباط مستقیم دارد. از اینرو لازم است به بررسی راهبرد مناسب برای هریک از دوره های عمر سازمان پرداخت.

• در دوره ایجاد سازمان باید تأکید بر ایده ها و امکاناتی داشته باشد که در آینده امکان تحقق آنها بیشتر است. لذا داشتن ارزشهای مشترک و تعهد داشتن به اینکه آنها را به ورطه عمل برسانند و این ایده ها را متجلی سازند، از اهمیت بالایی برخوردار است. همچنین در این مرحله تجاری سازی و تحقیق و توسعه در سازمان باید دارای اولویت باشند. چالشهایی که سازمان در این مرحله با آنها مواجه است عدم تعهد و درجه بازخورد مورد نیاز و عدم نوآوری متناسب با شرایط بازار است.
• دوره طفولیت در حقیقت دوره ای است که سازمان به دنبال کسب نقدینگی و فروش بیشتر از طریق استراتژی های بازاریابی و فروش می باشد لذا همکاری و ایجاد شبکه های ارتباطی می تواند منابع سازمان را افزایش دهند. چالشهای این بخش شامل پای بندی بیش از حد به تفکر در مقابل عملگرا بودن، عدم اهمیت به زمان فعالیت، و عدم توجه ویژه به مدیریت مالی و خدمات فروش می باشد.از ریسک های خیلی مهم در این مرحله از حیات سازمانی می توان به دریافت وام های کوتاه مدت بمنظور سرمایه گذاریهای بلند مدت، کاهش قیمت محصولات برای تأمین نقدینگی،فروش بخشی از سهام به شرکایی که نظر موافق اهداف سازمان ندارند می توان نام برد.
• در مرحله رشد سریع سازمان رو به پیشرفت و تعالی و توسعه است بدین لحاظ نیاز دارد که به اصلاح ساختار سازمانی خود به نحو جدی تری بپردازد. مشکلاتی که در این بخش سازمان را تهدید می کنند شامل سازماندهی شرکت برمبنای محوریت افراد، رشد فاقد برنامه ریزی دقیق، و تأثیر پذیری سازمان از محیط و عدم کنترلهای لازم می توان اشاره کرد.
• در مرحله بلوغ دراصل انگار سازمان مجدداً متولد میشود به طوریکه به یک ثبات نسبی رسیده و باید در صدد حفظ مزیت رقابتی و تثبیت وضعیت خود در بازار باشد. این کار از طریق توسعه سیستمهای کنترلی و نظارتی امکان پذیر است. جابجایی مدیران، دگرگونی در اهداف و عدم تفویض اختیار و همچنین تضاد در رفتار گروهی، به عنوان چالشهای این مرحله از عمرمفید سازمان مطرح هستند. سازمان برای اصلاح امور خود باید از روش مهندسی معکوس و توسعه امور داخلی استفاده نماید.
• مرحله تکامل نقطه بهینه منحنی سازمانی بلحاظ تعادل بین کنترل پذیری و قابلیت انعطاف است. برای حفظ این وضعیت، سازمان نیاز دارد که به آموزش نیروی انسانی خود بیشتر از پیش بپردازد و دیدگاه تفکر خلاق را در سازمان نهادیه کند. توان سازمان در این مرحله به شکلی قابل پیش بینی افزایش می یابد لذا لازمست در بعد نتیجه گرا بودن در فروش و سودآوری به برتری رقابتی دست یابد.
• در مرحله ثبات اولین نشانه های پیری سازمان دیده میشود و در حقیقت افول سازمان آغاز می گردد. برای به تعویق انداختن زمان ورود به این مرحله، بایستی تمهیدات آگاهانه برای حفظ انعطاف پذیری سازمان تدارک دیده شود. از آنجایی که در این مرحله، توسعه مدیریت جایگزین آموزش مدیریت میشود، لذا تغییر سبک مدیریت می تواند با اتخاذ راهبرد مناسب، مقاومت در برابر تغییر را که تفکر منفی درباره آن وجود دارد، کاهش دهد.
• در مرحله اشرافیت نوآوری کم اما بودجه زیاد است. به همین خاطر وجود مهارت در سرمایه گذاری وایجاد فرصت در  پروژه های نوآورانه می تواند شرکت را از دامن مشکلات نجات دهد. باید از تشریفات کاسته شود و انرژی سازمان براین مبنا استوار گردد که هرکسی چه کاری می تواند انجام دهد تا شرایط سازمان بدتر نشود.

در دوره بروکراسی، سازمان منابع مالی را هدر داده و نیروی انسانی خلاق هم جایگاهی در سازمان ندارند.چالشهای عمده ای درخصوص عدم وجود کنترل درون سازمانی و قطع ارتباط با محیط بیرون از سازمان وجود دارد. نیاز به تجدید اساسی در فرآیندها و عملکرد، سازمان را به بحران می رساند. در دوره بروکراسی، سازمان بهم ریخته و آشفته است. فقط با توجیه سیاسی میتوان سازمان را نگهداشت وگرنه سرنوشت آن به انحلال یا ادغام می انجامد.

مدیریت نوین از طریق راههای متعددی که در زیر به تعدادی از آنها اشاره میشود قادر به طی فرایند عارضه یابی و درمان سازمانی می باشد. مجموعه این عوامل علاوه بر تغیر در رفتار سازمان و سبک مدیریت و شیوه تصمیم گیری، بر ساختار و اموری که به صورت نهادی انجام میشوند نیز تاثیر گذار خواهند بود.

• تشخیص وضعیت سازمان از طریق بررسی سیستماتیک سازمان و فرآیندهای مدیریتی در آن
• تشکیل گروههای عارضه یابی و حل چالشهای عملکردی
• آغاز و اجرای سیستم پایین به بالا
• بازتعریف مأموریت سازمان
• تجدید ساختار سازمانی
• طراحی سیستمهای واکنشی در سازمان
• بررسی و طراحی منابع انسانی، مالی و تکنولوژی
• ایجاد فرهنگ اشتراک منافع در سازمان

در پایان اینکه، هر سازمان مجموعه از سیستمهای بهم پیوسته و مرتبط به هم جهت رسیدن به یک هدف است. این پیوستگی و انسجام به عوامل متعدد درون سازمانی از جمله افراد سازمان و روابط سازمانی، تکنولوژی و تجهیزات، منابع مالی و.. و عوامل برون سازمانی از جمله متغیرهای اقتصادی و مولفه های سیاسی، اجتماعی و حقوقی حاکم بر شرایط جامعه، بستگی دارد. درهمین راستا شناسایی دوره عمر مفید سازمان عامل اصلی در انتخاب شیوه صحیح عارضه یابی سازمانی خواهد بود.

مآخذ:

• وب سایت آدیزس، 2019
• دسته بندی تئوریهای چرخه عمر سازمان، رجنی، حسن و رحیمی، سوفیا، 1396، تهران
• مراحل عمر سازمانی، نظریه ایساک آدیزس درباره رفتار سازمان در مراحل عمر آن، مکی پور، ذبیح اله،1397، تهران
• ارزیابی و مقایسه روشهای عارضه یابی، آذر، عادل و بختیاری، حسین، 1395، تهران